Oy Sika Finland Ab, Koskelontie 23 C, 02920 Espoo, privacy@fi.sika.com ("Sika") toimittaa tämän liikekumppanitietosuojailmoituksen (”ilmoitus") selventämään toimintatapojamme rekisterinpitäjänä asiakkaidemme, tavarantoimittajiemme ja muiden liikekumppaneidemme (yhdessä ”liikekumppanit") sekä liikekumppaneidemme työntekijöihin liittyvien henkilötietojen käsittelyssä.

1.  Soveltamisala
Tämä ilmoitus koskee teitä, jos olette

  • Oy Sika Finland Ab:n yksityinen liikekumppani (esim. konsultti tai yksityisyrittäjä) tai
  • Oy Sika Finland Ab:n liikekumppanin puolesta toimiva työntekijä.

2. Henkilötiedot ja tietojen lähteet
Oy Sika Finland Ab käsittelee seuraavia henkilötietoja, jotka yritys on saanut suoraan henkilöltä tai valtuutetuilta kolmansilta osapuolilta (esim. työnantaja, viranomainen tai julkinen lähde):

  • Yksityisiin liikekumppaneihin liittyvät henkilötiedot:
    - Henkilön nimi   
    - Yrityksen yhteystiedot (sähköposti, puhelin ja matkapuhelin) 
    - Viestinnän sisältö (kuten sähköpostiviesti tai liikekirjeenvaihto) 
    - Maksu- ja/tai laskutiedot
  • Liikekumppanin työntekijään liittyvät henkilötiedot:
    - Liikekumppanin nimi
    - Yrityksen yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelin)
    - Työntekijän nimi
    - Työntekijän yhteystiedot (sähköposti, puhelin)
    - Toimenkuva/tehtävä
    - Viestinnän sisältö (kuten sähköpostiviesti tai liikekirjeenvaihto).

Oy Sika Finland Ab ei kerää liikesuhteeseen liittymättömiä tai arkaluontoisia henkilötietoja liikekumppaneistaan.

3. Käsittelytarkoitukset, oikeusperusta ja seuraukset
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa: 

  • toteuttamaan sopimuksen mukaisia tehtäviä liikekumppanin kanssa (mukaan lukien sopimuksellisten velvollisuuksien täyttö, laskujen käsittely, viestintä sekä oikeudelliset ja määräysten noudattamista koskevat toimet)
  • (suora-)markkinointitoimet
  • turvallisuuteen ja petosten estämiseen liittyvät toimet

Yllä olevien käsittelytoimien oikeusperusta on:

  • sopimussuhteen suorittaminen liikekumppanin kanssa 
  • Oy Sika Finland Ab:n, Sikan osakkuusyhtiöiden tai muiden kolmansien osapuolten (kuten valtion viranomaiset tai tuomioistuimet) oikeutettu etu. Oikeutettu etu saattaa olla tiedon jakaminen konserninlaajuisesti, (suora-markkinointitoimet, petoksen tai IT-järjestelmän väärinkäytön estäminen, fyysinen turvallisuus, IT- ja verkkoturvallisuus, sisäiset tutkimukset tai mahdollinen sulautuminen ja/tai yrityskauppoja koskevat toimet)
  • oikeudellisten velvoitteiden noudattaminen
  • suostumus, jos yllä olevat oikeusperustat eivät ole voimassa

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta tarpeellista liikekumppanisopimuksen solmimiseksi ja sopimuksen velvoitteiden toteuttamiseksi. Mikäli emme saa tarvittavia henkilötietoja käyttöömme, liikekumppanihallinnan prosessit saattavat viivästyä tai meidän ei ole mahdollista täyttää sopimuksen mukaisia velvoitteita.  

4.  Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu niille henkilöille, joilla on tarve tietää ne työvelvollisuuksiensa täyttämiseksi, sekä tiedonkäsittelijöihin, alla kuvatulla tavalla. Oy Sika Finland Ab saattaa jakaa henkilötietoja Sika-konsernin yritysten sisällä sisäisissä hallinnollisissa ja/tai markkinointitarkoituksissa. Oy Sika Finland Ab saattaa käyttää palveluntarjoajia, jotka toimivat tietojen käsittelijöinä, tarjotakseen IT- ja muuta hallinnollista tukea. Nämä palveluntarjoajat toimivat yrityksen tiedonkäsittelijöinä ja yrityksen ohjeiden alaisina; heillä saattaa olla pääsy henkilötietoihin siinä laajuudessa kuin tällaisten palvelujen tarjoamiseen on tarpeen. Oy Sika Finland Ab voi myös ilmoittaa henkilötietoja sovellettavan lain vaatimalla tai sallimalla tavalla valtion viranomaisille, tuomioistuimille, ulkoisille neuvonantajille ja vastaaville kolmansille osapuolille.

Päivitetty luettelo niistä tietojenkäsittelijöistä ja kolmansista osapuolista, joille jaamme tietoja, on saatavana pyynnöstä.

Henkilötietojen säilytysaika
Oy Sika Finland Ab ja/tai palveluntarjoajamme säilyttävät henkilötietoja velvollisuuksiemme täyttämiseen tarvittavassa laajuudessa sekä tietojen keräämistarkoitusten saavuttamiseen tarvittavan ajan soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti. Jos Oy Sika Finland Ab ei enää tarvitse henkilötietoja sopimuksellisten tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen, poistamme ne järjestelmästämme ja rekistereistämme ja/tai ryhdymme toimiin muuttaaksemme/poistaaksemme henkilön nimen asianmukaisesti, jotta henkilöä ei voida enää tunnistaa, paitsi jos henkilötietojen säilyttäminen on pakollista Oy Sika Finland Ab:hen kohdistuvien lakisääteisten tai säätelyvelvoitteiden noudattamiseksi, esim. säädetyt säilytysajat.

5.  Automaattinen päätöksenteko
Yritys ei käytä automaattista päätöksentekoa liikekumppanisuhteensa puitteissa.

6. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet
Henkilöllä on oikeus pyytää tietoja, jotka Oy Sika Finland Ab:lla on henkilöstä. Tietoja voi pyytää korjaamaan, muokkaamaan tai poistamaan kaikki virheelliset henkilötiedot. Oikeussuojan mukaisesti henkilöllä on oikeus kieltää  henkilötietojen käyttöä markkinointitarkoituksessa ja peruuttaa uutiskirjeiden vastaanotto. Pyyntö voidaan kohdistaa yritykselle käyttämällä erityistä verkkolomaketta ”Käytä oikeuksiasi”, joka on saatavana yrityksen verkkosivustolla, tai käyttämällä alla olevia yhteystietoja.

Oy Sika Finland Ab käsittelee pyyntöjä saada rekisteriote tiedoista, korjata, muokata tai poistaa tietoja sisäisten toimintatapojen ja soveltuvien lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Henkilöllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hänen mielestään pyyntöä ei ole käsitelty vallitsevien sääntöjen mukaisesti.

Suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn voi koska tahansa peruuttaa, mutta se ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen tiedonkäsittelyn oikeellisuuteen.

7. Tietoturva
Oy Sika Finland Ab ylläpitää sopivia turvatoimia, kohtuulliset fyysiset, organisatoriset ja tekniset turvatoimet mukaan lukien, suojatakseen tietokantojaan asiattomalta pääsyltä, paljastamiselta, muutoksilta tai tuhoamiselta.

8. Muutokset tähän tietosuojailmoitukseen
Oy Sika Finland Ab varaa oikeuden tämän tietosuojailmoituksen muuttamiseen ja toimittaa korjatun tietosuojailmoituksen, jossa nämä muutokset on otettu huomioon lain vaatimalla tavalla.

9. Kysymykset
Jos sinulla on kysyttävää tästä ilmoituksesta tai omista oikeuksistasi, ota yhteyttä pricacy@fi.sika.com. Rekisterinpitäjä on Oy Sika Finland Ab, Koskelontie 23 C, 02920 Espoo, privacy@fi.sika.com.